Durante la ejecución del ciclo PHVA, la información y comunicación representa en las organizaciones y entidades un aspecto estratégico fundamental, vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas,  dándole al usuario una participación directa en el logro de los objetivos. Es un factor determinante en tanto para su ejecución, se involucre a todos los niveles y procesos  de la organización.

Para su desarrollo se deben diseñar políticas y mecanismos de consecución, captura,  procesamiento y generación de datos, así como plantear políticas y directrices que  satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de demostrar mejoras en la gestión  administrativa y procurar porque la información y la comunicación de la entidad y de  cada proceso, sea adecuada a las necesidades específicas de la ciudadanía y de las  partes interesadas.

Consulte el siguiente link : Estrategia Gobierno en línea

 

 

 

Información y Comunicación Externa

La información y Comunicación Externa hace referencia a la interacción de la entidad con los diferentes grupos de interés; la ciudadanía, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros organismos; y el contacto con el entorno; el ambiente político, las  tendencias sociales, las variables económicas, el avance tecnológico, entre otros.

Es a través de este mecanismo que se garantiza la difusión de información de la  entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente, con el propósito de generar confianza, mediante la definición de políticas de comunicación y la  formulación de parámetros que orienten el manejo de la información.

La principal fuente de información externa como elemento de control es la ciudadanía y las partes interesadas, un medio directo lo representa la administración de las quejas y reclamos y  el registro sistematizado de las observaciones de veedurías y grupos de control social.

Información y Comunicación Interna

La información y comunicación interna, se origina del  ejercicio de la función de la entidad y se difunden en su interior, para una clara  identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos  y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.

Para el óptimo funcionamiento de este elemento, debe garantizarse su registro y/o  divulgación oportuna, exacta y confiable, en procura de la realización efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la toma de decisiones y permitir a los  funcionarios, un conocimiento más preciso y exacto de la entidad.

Las entidades deben contar con un Sistema de Gestión Documental fundamentado en la Ley 594 de 2000 “Ley de General de Archivo”,

La lectura del siguiente link, le ilustrara el proceso de gestión documental en una entidad del estado: Gestión Documental

El producto fundamental de un proceso de gestión documental es la «Tabla de Retención Documental (TRD)» – De acuerdo con el artículo 3 de la ley 594 de 2000, las tablas de retención documental (TRD) corresponden al “listado de series con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos”.

 

 

Sistemas de información y Comunicación

Está conformado por el conjunto procedimientos, métodos, recursos (humanos y  tecnológicos) e instrumentos utilizados por la entidad pública, para garantizar tanto la  generación y recopilación de información; como la divulgación y circulación de la   misma, hacia los diferentes grupos de interés, con el fin de hacer más eficiente la  gestión de operaciones en la entidad pública.

Para que la ejecución de estos Sistemas se desarrolle de manera eficaz, eficiente y  efectiva, deben nutrirse de un componente físico (hardware), de programas,  información y conocimiento (software), de recurso humano, y de datos a procesar o  difundir.

 

 

Información y  Comunicación  interna y  externa

PRODUCTOS MÍNIMOS	EJEMPLO
Identificación de las  fuentes de información  externa	Se deben establecer mecanismos para  identificar la información externa.  (Recepción de Peticiones, Quejas,  Reclamos y/o Denuncias, Buzón de  sugerencias, Encuestas de satisfacción,  entre otras)
Fuentes internas de  información (manuales,  informes, actas, actos  administrativos)  sistematizada y de fácil  acceso	Debe existir un documento (electrónico,  físico o como determine la entidad) que  permita consultar toda la documentación  y/o archivos de importancia para el  funcionamiento y gestión de la entidad
Rendición anual de  cuentas con la  intervención de los  distintos grupos de  interés, veedurías y	La entidad debe tener establecido un  mecanismo donde se comunique  información sobre programas, proyectos,  obras, contratos y administración de los  recurso ciudadanía.
Tablas de retención  documental de acuerdo  con lo previsto en la  normatividad	La entidad debe establecer su proceso  y/o actividades de Gestión documental  de acuerdo con la Ley 594 de 2000
Política de  Comunicaciones	La entidad debe establecer un  mecanismo de comunicación con los  usuarios internos y externos. Dicha  política, proceso o procedimiento debe  contener entre otros, los siguientes  elementos: matriz de comunicaciones,  guía de comunicaciones, proceso de  comunicación organizacional, proceso  de comunicación y convocatoria, etc.

 

Sistemas de Información y comunicación

PRODUCTOS MÍNIMOS	EJEMPLO
Manejo organizado o  sistematizado de la  correspondencia	La entidad debe establecer directrices  claras para el manejo documental de tal  manera que no haya contratiempos  entre la correspondencia recibida y la  respuesta que se genera al usuario y/o  grupo de interés.
Manejo organizado o  sistematizado de los  recursos físicos,  humanos, financieros y  tecnológicos	Los recursos físicos y humanos de la  organización deben tener asociados  procesos, procedimientos y guías donde  se establece el manejo de estos y su  adecuada utilización.
Mecanismos de consulta  con distintos grupos de  interés parar obtener  información sobre  necesidades y prioridades	La entidad debe identificar los usuarios  y/o grupos de interés a quienes van  dirigidas sus productos y/o servicios   en la prestación del  servicio.
Medios de acceso a la  información con que  cuenta la entidad	La entidad debe poner a disposición de  sus usuarios y/o grupos de interés,  diferentes medios de acceso a la  información como página Web,  carteleras comunitarias, periódico oficial,  buzón de sugerencias entre otros que  crea conveniente.

 

Videsos 

Visión de futuro sobre la productividad

Información e inteligencia para la toma de decisiones